Asana、Trello、Monday、Notion 都能管專案，但適合的團隊完全不同，免費版也差很多：Trello 可以 10 個人一起用，Asana 和 Monday 只給 2 個人，Notion 一個人用不限量、兩個人就開始算額度。這篇專案管理工具比較直接告訴你四種常見情況該選哪一套、每個月要付多少錢。
先講清楚：這篇不是試用報告。我們沒有這四套工具的測試紀錄，價格與限制都來自官方定價頁和說明文件，推薦則是我們根據這些資料做的判斷。
（資料基準：2026-11-09）
台幣換算用臺灣銀行牌告匯率 2026-11-09 17:41 掛牌的美元本行即期賣出價 32.955，四捨五入到元。實際刷卡金額會受發卡行匯率和稅金影響，請當估算看。
先給結論：四種情況各選哪一套
| 你的情況 | 選這套 | 每月費用（年繳） | 主要理由 |
|---|---|---|---|
| 一人接案 | Notion Free | NT$0 | 單人不限 blocks，排程和案件筆記放一起 |
| 5 人代理商或工作室 | Asana Starter | 5 席 US$54.95（約 NT$1,811） | 客戶當免費訪客，時間軸和規則都在入門付費版 |
| 團隊要告別試算表 | Monday Standard | 5 席 US$60（約 NT$1,977） | 直接匯入 Excel，匯入後有時間軸和甘特圖 |
| 任務和知識庫要放一起 | Notion Plus | 5 席 US$50（約 NT$1,648） | 文件和 Wiki 是它的核心，不用再養一套文件工具 |
沒對應到這四種？只要看板、不想付錢、團隊 10 人以內，選 Trello Free。
付費方案每人每月多少錢
年繳欄是攤到每月的金額，實際上一次付清一年。
| 工具與方案 | 年繳（每人每月） | 月繳（每人每月） |
|---|---|---|
| Trello Standard | US$5（約 NT$165） | US$6（約 NT$198） |
| Trello Premium | US$10（約 NT$330） | US$12.50（約 NT$412） |
| Monday Basic | US$9（約 NT$297） | US$12（約 NT$395） |
| Monday Standard | US$12（約 NT$395） | US$14（約 NT$461） |
| Monday Pro | US$19（約 NT$626） | US$24（約 NT$791） |
| Notion Plus | US$10（約 NT$330） | US$12（約 NT$395） |
| Notion Business | US$20（約 NT$659） | US$24（約 NT$791） |
| Asana Starter | US$10.99（約 NT$362） | US$13.49（約 NT$445） |
| Asana Advanced | US$24.99（約 NT$824） | US$30.49（約 NT$1,005） |
來源：Asana 定價、Trello 定價、Monday 定價、Notion 定價。Asana、Monday、Notion 的企業版都要另外談；Trello Enterprise 公開標價每人每月 US$17.50（約 NT$577），年繳。
只看單價會低估兩家的費用，因為席次不是一個一個買：
- Monday 整包賣：官方說明寫明最少 3 席，之後以 5 的倍數往上。4 個人買 5 席，6 個人買 10 席。
- Asana 超過 5 人後跳級：定價頁寫 2 到 5 人可以一席一席加，再往上到 30 人以 5 席為單位。第 6 個人進來就要付 10 席，每月從 US$54.95 跳到 US$109.90（約 NT$3,622）。
團隊人數卡在 5 和 6 之間的話，這點比單價差幾塊美金更重要。
免費版到底能撐多久
| 限制 | Asana Personal | Trello Free | Monday Free | Notion Free |
|---|---|---|---|---|
| 人數 | 2 人 | 每工作區 10 位協作者 | 2 席，不能邀訪客 | 不限，但 2 人以上有 blocks 上限 |
| 內容量 | 任務、專案不限 | 卡片不限，每工作區 10 個看板 | 3 個版面，全帳號 200 個項目 | 單人不限；多人 1,000 blocks |
| 檔案 | 每檔 100MB，總量不限 | 每檔 10MB，總量不限 | 總容量 500MB | 每檔 5MB |
| 自動化 | 沒有規則 | 每月 250 次 | 沒有 | 只有按鈕 |
有三個細節定價頁一眼看不出來：
- Trello 的 10 人包含訪客和還沒接受的邀請。依官方說明，超過上限後看板變唯讀，自動化也停止。5 人團隊再拉 5 位客戶進來，額度就滿了。
- Notion 的 1,000 blocks 是累計的。官方說明寫明刪除內容、清空垃圾桶都不會減少計數，到上限有 3 天寬限期，之後不能新增內容。省錢做法是工作區只留一位成員，其他人當訪客，但訪客看不到團隊空間，只能進被邀請的頁面。
- Monday 的免費版要先走試用。官方流程是先申請試用，到期再降到免費版。項目超過上限時資料還在，但會變唯讀。
繁體中文介面：四套都有，手機要注意
四套都能切繁體中文，語言不會是你的淘汰條件（Asana、Trello、Monday、Notion）。
差別有兩個。第一，Trello 和 Notion 的手機 App 不能單獨切語言，要跟著手機系統走。第二，官方只保證有這個語言，翻譯品質我們沒有評比。Asana 的繁中定價頁查核當天還混著英文段落和「小型企业」這種簡體字，所以買之前，讓最不熟英文的同事先開一次。
檢視方式：Trello 和 Monday 的便宜方案看不到排程
| 工具 | 免費版 | 入門付費版 | 更高方案加的 |
|---|---|---|---|
| Asana | 清單、看板、行事曆 | Starter 加時間軸、甘特圖、專案儀表板 | Advanced 加表格（Tables） |
| Trello | 看板，Planner 僅能檢視 | Standard 仍是看板，Planner 可完整使用 | Premium 加行事曆、時間軸、表格、儀表板、地圖 |
| Monday | 看板（Kanban）、檔案、表單 | Basic 同免費版 | Standard 加時間軸、甘特圖、行事曆、地圖；Pro 加工作量、圖表 |
| Notion | 表格、看板、時間軸、行事曆、清單、圖庫，圖表限 1 個 | Plus 圖表不限 | Business 加儀表板 |
來源：Monday 方案說明、Notion 檢視說明（未標示方案限制）、Notion 儀表板說明；Asana 和 Trello 來自定價頁比較表。
如果你買專案工具就是為了看排程，Monday 要從 Standard（US$12）、Trello 要從 Premium（US$10）起算。常在外面跑的人還要留意，Trello 的時間軸已不能在手機上使用。
自動化額度：Monday Standard 的 250 動作最容易不夠
| 工具 | 免費版 | 付費版 |
|---|---|---|
| Asana | 沒有規則 | Starter 起規則不限次數 |
| Trello | 每月 250 次執行、2,500 次操作 | Standard 1,000 次執行、20,000 次操作；Premium 執行不限，操作 150,000 次起，每位使用者加 10,000 次，上限 250,000 次 |
| Monday | 沒有（Basic 也沒有） | 每月自動化、整合各算：Standard 250 動作、Pro 25,000、Enterprise 250,000 |
| Notion | 只有按鈕 | Plus 起可做自訂資料庫自動化，定價頁未列次數上限 |
來源：Trello 額度說明、Monday 自動化定價、Notion 資料庫自動化；Asana 來自定價頁比較表。
Monday 的動作不是算觸發次數：一則通知發給 6 位看板訂閱者，就算 6 個動作。官方自己也寫，會通知多人的帳號通常幾天內就用完 250 動作，而且非企業版不能加購。Trello 的額度則是整個工作區共用。
判斷方式：把想自動化的動作寫下來，乘上每月觸發次數和通知人數。超過 250，就別選 Monday Standard，直接比 Pro 或換 Asana。
Asana Notion 比較：哪個比較好？
結論：3 人以上、每週要追多個專案交期，選 Asana Starter；3 人以下，或工作成果主要是文件和內容，選 Notion。
| 比較項目 | Asana | Notion |
|---|---|---|
| 免費版適合 | 2 人協作，內容量不限 | 1 人，內容量不限 |
| 入門付費（年繳／月繳） | Starter US$10.99／US$13.49 | Plus US$10／US$12 |
| 時間軸、任務相依性 | Starter 起 | 免費版就有 |
| 專案儀表板 | Starter 起 | Business 起（US$20） |
| 外部協作 | Starter 起訪客免費且不限人數 | 訪客免費，只能進被邀請的頁面；免費版上限 10 位 |
| 知識庫 | 只有專案備註 | Wiki，有首頁和頁面負責人 |
只看清單，Notion 好像更划算：時間軸和相依性免費就有，付費還便宜 US$0.99。差別在於這些東西誰來蓋。Asana 的任務、指派、規則、儀表板是做好的，新同事進來照著用；Notion 是資料庫，專案系統要自己搭，所以要有人負責設計和維護。團隊越大、交接越多，這個成本越明顯。要在 Notion 看儀表板還得上 Business，單價比 Asana Starter 貴將近一倍。
反過來，如果你們的產出本來就是企劃、文章、規格書，任務只是文件旁邊的清單，Asana 的專案備註撐不起來，你還得另買文件工具。這時 Notion 一套解決。
有個例外：剛好 2 個人、還不想付費，選 Asana Personal。Asana 兩人任務和專案都不限量，Notion Free 兩個成員就受 1,000 blocks 限制。
Trello Notion 比較：哪個比較好？
結論：3 到 10 人只要看板、不想付錢，選 Trello Free；一個人用，或願意付費的團隊，選 Notion。
| 比較項目 | Trello | Notion |
|---|---|---|
| 多人免費使用 | 10 位協作者，卡片不限 | 2 人起累計 1,000 blocks |
| 免費版檢視 | 看板 | 表格、看板、時間軸、行事曆等 |
| 免費版自動化 | 每月 250 次 | 只有按鈕 |
| 最低付費（年繳） | Standard US$5 | Plus US$10 |
| 要有時間軸的最低價（年繳） | Premium US$10 | Free US$0 |
Trello 贏在多人免費。同樣 5 個人不付錢，Trello 可以一直開卡片，Notion 用到 1,000 blocks 就得升級或砍成員。Trello Standard 每人 US$5 也是四套裡最低的付費門檻，但它加的是無限看板、自訂欄位和更大附件，檢視方式沒有增加。
一旦需要行事曆或時間軸，局面就反過來。Trello Premium 年繳 US$10 和 Notion Plus 同價，月繳 US$12.50 還比 Notion Plus 貴。同樣的錢 Notion 多了文件和 Wiki，所以到這一步我們選 Notion，除非你們的自動化量大到需要 Trello Premium 不限次數的執行，或團隊只想拖卡片。想離開 Trello 但還沒決定去哪，可以看 Trello 替代方案。
Notion vs Trello vs Monday：三選一怎麼選
只要看板用 Trello，要文件用 Notion，工作本來就在試算表裡用 Monday。Monday 的免費版在三者中最緊，別為了省錢選它。
四種情況的選法和預算
一人接案：Notion Free
報價、合約筆記、案件進度可以放同一個工作區，還能邀 10 位外部訪客看專案頁，花費是 NT$0。想直接套用結構，可以參考 Notion 自由工作者模板。
會卡住的是單檔 5MB 和 7 天的頁面歷史，影片和設計原始檔要另外放雲端。真的要傳大檔或需要自動化，再升 Plus，年繳每月約 NT$330，單檔上限 5GB，頁面歷史 30 天。
Monday 不適合一個人：付費版最少 3 席，最便宜也要每月 US$27（約 NT$890），等於替兩個不存在的人付錢。
5 人代理商：Asana Starter
代理商同時跑多個客戶、有固定交期、常有外部的人要看進度。Asana Starter 對這三點都有答案：時間軸和甘特圖看排程，相依性和里程碑抓卡關，不限人數的免費訪客讓客戶和外包夥伴不佔席次，表單收需求，自訂範本讓新案走同一套流程。月繳的話 5 席每月 US$67.45（約 NT$2,223）。
| 5 席方案（年繳） | 每月費用 | 放棄 Asana 要接受什麼 |
|---|---|---|
| Trello Standard | US$25（約 NT$824） | 省最多，但沒有時間軸和行事曆 |
| Notion Plus | US$50（約 NT$1,648） | 沒有儀表板，專案系統要自己搭 |
| Monday Standard | US$60（約 NT$1,977） | 自動化只有 250 動作，第 4 位訪客起要付費 |
預算真的緊，先用 Trello Free，但客戶也算協作者。準備擴編到 6 人的話，先把 10 席的費用算進去。
告別試算表：Monday Standard
從試算表搬家，要看資料能不能順利進來、同事會不會陌生。Monday 的項目就是版面中的一列，對用慣 Excel 或 Google 試算表的人最接近。官方匯入功能支援 .xlsx、.xls、.csv，還能選擇略過或更新重複資料，分批搬的時候很實用。
搬之前先處理這些限制：單檔不超過 10MB，多分頁只會匯入第一個分頁，XLSM 不支援，日期要改成 2026-11-09 這種 ISO 格式。方案從 Standard 起跳，因為 Free 只有 200 個項目，Basic 項目不限卻沒有時間軸和自動化，等於換個地方放試算表。6 人以上要買 10 席，每月 US$120（約 NT$3,955）。
其他三套為什麼沒選：Asana 的表格要到 Advanced（US$24.99）；Trello 表格檢視要 Premium，底層還是卡片；Notion 雖能匯入 CSV，每列變成一個頁面，但匯入只新增、不更新既有資料，分批搬比較麻煩。
需要知識庫：Notion Plus
SOP、會議紀錄、客戶資料和任務要互相連結，就選它。頁面轉成 Wiki 後會有首頁、全部頁面和「我負責的頁面」三個檢視，任務資料庫放在同一個工作區。不要停在免費版，多人共用的 1,000 blocks 對知識庫很快就用完。
什麼時候升 Business（5 席 US$100，約 NT$3,296）？三個訊號：人事或財務資料需要私人團隊空間；要讓同事只看到指派給自己的資料庫項目；想在 Wiki 以外的頁面標記「已驗證」。沒有這些需求，Plus 就夠了。
四套工具的缺點，付款前先看
前面提過的席次級距和額度不再重複，這裡補其他會影響決定的缺點。
- Asana：免費版沒有規則、時間軸、自訂欄位和表單，很難當正式團隊工具試用。內建時間追蹤、專案集、目標都在 Advanced，單價跳到 US$24.99。定價頁 FAQ 還直接寫不提供退款。
- Trello：便宜方案只有看板，排程複雜的專案管不動。簡易資料匯出、工作區範本、看板集合都在 Premium 起，團隊長大後會被推著升級。
- Monday：小團隊買不到剛好的席次，3 席之後就是 5、10。Standard 動作不夠只能升 Pro，單價多 US$7。免費版和 Basic 都沒有自動化和整合，幾乎是體驗版。
- Notion：沒有專人維護，資料庫容易變成沒人管的表格，這是我們的判斷。儀表板、資料庫列級權限、私人團隊空間都在 US$20 的 Business，定價頁也沒有列工作量或資源管理功能。Plus 的 Notion AI 只有試用額度。
決定後把月費和預估省下的工時放進 SaaS 投資報酬率計算器；要讓主管一起決定，用 SaaS 選型評分卡 加權比較。工具範圍想再放寬，看專案管理工具推薦。
其他工具：ClickUp、Linear、Jira 適合誰
上面四套之外，這三套也常被放進比較。以下只說明定位，價格請看官方頁面：
- ClickUp：功能密度高、視圖多，適合已經知道自己流程長什麼樣的團隊。團隊本來沒有專案管理習慣的話，一開始就上這麼複雜的工具，反而可能更混亂。
- Linear：適合重視速度和議題整理的新創或工程團隊。
- Jira：適合流程成熟、需要權限、報表和版本管理的大型軟體團隊。
行銷、行政或顧問團隊，通常不用從 Linear 或 Jira 開始。
選工具前先回答 6 個問題
- 團隊是以看板、清單、時程表還是文件為中心？
- 任務是否需要明確的負責人和截止日？
- 是否需要跨專案報表？
- 是否需要客戶或外部協作者加入？
- 是否需要自動化提醒和狀態更新？
- 是否已有 Google Workspace、Microsoft 365 或 Slack 等既有工具？
導入失敗常常不是工具不夠強，而是沒有先定義任務命名、負責人、截止日、狀態欄位和更新節奏。
常見問題
哪一套的免費版最適合小團隊？
Trello Free。四套裡只有它讓 3 人以上長期免費協作又不會很快撞到內容上限，前提是總協作者控制在 10 位內。
應該選年繳還是月繳？
年繳便宜，但第一次買要看退款條件。Notion 年繳 30 天內降級可全額退，Monday 年繳 30 天內取消可按比例退，這兩家可以直接年繳。Asana 不退款，建議先月繳跑一兩個月再轉年繳。
在台灣付款要注意什麼？
四家定價都以美元為主。Monday 註明價格未含稅且依帳單國家決定，最終金額看結帳頁；Asana 也寫明可能依當地法規加收稅金。Monday 接受 JCB、銀聯卡和 PayPal。我們沒有查到這四家能否開立台灣統一發票，公司要報帳的話，先問清楚再付款。